Customer Service Documentatie Coordinator

Omschrijving

(LR021126) Als Customer Service Documentation Coordinator zorg je dat alle exportdocumentatie kloppend, compleet en op tijd wordt verwerkt. Je schakelt dagelijks met klanten, booking teams, back office en operations om ladinggegevens, scheepsinformatie en documentaanvragen goed op elkaar af te stemmen. Ook behandel je wijzigingen, switch B/L-verzoeken en correcties, en bewaak je dat alles vóór de vessel cut-off afgerond is. Daarbij houd je overzicht in het volledige documentatieproces, ondersteun je waar nodig de finance-afdeling en draag je bij aan een soepel en efficiënt verloop van de werkzaamheden.

In deze functie zorg je ervoor dat exportdocumenten volledig, juist en tijdig worden verwerkt. Je bent een belangrijke schakel binnen het customer service team en stemt dagelijks af met collega’s van booking, back office en operations. Ook heb je contact met klanten via telefoon, e-mail en online systemen om vragen en documentatieverzoeken snel af te handelen. Je bewaakt de voortgang van het hele traject, van de eerste aanvraag tot aan de vrijgave van de documenten. Daarbij houd je oog voor deadlines, wijzigingen en administratieve juistheid.

Je werk vraagt om overzicht, snelheid en nauwkeurigheid. Je ondersteunt daarnaast ook financiële en administratieve processen waar nodig, en denkt mee over verbeteringen in de manier van werken. Zo draag je bij aan een soepel exportproces en een professionele klantbeleving.

• Beantwoorden van klantvragen via telefoon, e-mail en online systemen.
• Afstemmen met booking teams, back office en operations over ladinggegevens en vaarschema’s.
• Verwerken van wijzigingen, switch B/L-verzoeken en correcties volgens beleid en klantafspraken.
• Uitvoeren van clearanceprocedures en invoeren van shipment data.
• Zorgen dat alle documentatie op tijd gereed is vóór de vessel cut-off.
• Bewaken van het volledige documentatieproces en ondersteunen van export demurrage/storage afhandeling.
• Uitgeven van documenten, beheren van billing en coördineren van charges voor cross-trade shipments.
• Ondersteunen van interne audits en bijdragen aan procesverbetering en kortere doorlooptijden.
• Helpen bij finance-gerelateerde administratieve taken, rapportages en analyses.

Wat biedt onze opdrachtgever

• Werken binnen een internationale organisatie in de scheepvaart en logistiek.
• Een rol waarin je veel verantwoordelijkheid hebt voor het volledige documentatieproces.
• Samenwerken met verschillende interne afdelingen en externe klanten.
• Ruimte om processen te verbeteren en efficiënter te maken.
• Ondersteuning van de finance-afdeling met administratieve taken, rapportages en analyses.

Klantbeschrijving

Je komt te werken bij een internationale speler in scheepvaart en logistieke dienstverlening. Deze organisatie ondersteunt klanten met containervervoer en andere logistieke oplossingen, met veel aandacht voor kwaliteit, efficiëntie en een soepele afhandeling van transportstromen. Binnen de werkomgeving draait het om samenwerken, duidelijke communicatie en het zorgvuldig organiseren van complexe documentatieprocessen.

Functie eisen

• Relevante werkervaring in forwarding, liner agency of een vergelijkbare omgeving.
• Een sterk commercieel inzicht en een aantoonbare drive om resultaten te behalen.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel richting collega’s als klanten.
• Een nauwkeurige, gestructureerde werkstijl en oog voor detail.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels; kennis van douanedocumentatie is een pré.
• Je werkt vlot met IT-systemen, met name MS Office, en kunt goed prioriteiten stellen in een dynamische omgeving.

Aanvullende informatie

Solliciteer direct via de knop hieronder.
We nemen binnen 24 uur contact met je op om kennis te maken, simpel en zonder gedoe.